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 Ihr online Teilnehmerhandling in 3 Schritten

• Sie senden uns eine Liste mit den einzuladenen Teilnehmern/Gästen, z.B. in Excel und wir vergeben die Zugangs-/ Logindaten. (Alternativ können sich Ihre Teilnehmer auch anmelden/ registrieren, ohne vorab im System angelegt zu sein- siehe GuestReg contact)
• Wir besprechen das Plattform- und optional das Einladungslayout (E-Mail oder Print per Post).
• Wir definieren gemeinsam die Abfragen der persönlichen Daten, wie Name, Adresse, E-Mail, etc., sowie die veranstaltungsspezifischen Abfragen, wie Teilnahme, Essenswünsche,  Übernachtung, etc..
  
  

• Wann und wo findet die Veranstaltung statt?
  (Planen Sie bitte mindestens 4 Wochen als Anmeldezeitraum ein (für eventuelle Reminder bei wenig Response))
• Wie viele Teilnehmer werden eingeladen und erwartet?
• Wie viele Rückmeldungen werden erwartet? (Ab- und Zusagen + Ummeldungen)
• Gibt es eine maximale Platzanzahl oder Kontingente (z.B. Hotel oder Terminslots)
• Wann ist der Anmeldeschluss?
• Soll es eine kostenfreie Hotline zu technischen/ veranstaltungsspezifischen Fragen geben?
• Interessieren Sie sich für online swarm-polling oder andere gemeinschaftsmotivierte Mehrwerte?
  
  

 Das Setup:

• Einrichtung Online Registrations-Plattform:
  • Einrichtung Veranstaltungsdatum und Anmeldeschluss
  • Plattformlayout mit Anpassung an die gewünschte CI
  • Erstellung Headerbild
  • Einrichtung der Kundenfarben nach Farbskala RGB
    
    
  • Implementierung der Event- oder Programmdetails
  • Einrichtung Download Bereich
  • Erstellung der Download-Dateien wie z.B. pdf
  • Einrichtung Gästebuch
  • Einrichtung FAQ´s
    
    
  • Definition und Einrichtung der Feldnamen für alle Benutzerdaten
  • Definition und Einrichtung Benutzerdatenabfragen (Name?, Vorname?, E-Mail?,..)
  • Einrichtung Teilnehmerfoto-Upload für evtl. Namensschildproduktion
  • Einrichtung Pflichtfeldvalidierungen (eMail, Nummer, etc.)
    
    
  • Einrichtung intelligente Formulare nach Absprache (Teilnahme?, Hotelzimmer?,..)
  • Einrichtung Kontingentverwaltung (Hotelplätze, Termin-Slotvergabe etc. )
  • Einrichtung von spezifischen Abhängigkeiten in den Formularen
    
    
  • Bereitstellung der 'Save the date'-, Reminder-, Bestätigungsmailfunktionen etc.
  • Einrichtung und Bereitstellung einer individuellen SQL-Datenbank
  • URL-Einrichtung und Weiterleitung (per CNAME, Link, Subdomain, iFrame..)
  • Einrichtung Email Funktionalitäten mit CI-gerechter Domain-Endung (support@FIRMA.de)

•  Die Abwicklung online
  • Administration und Projektbetreuung
  • Bearbeitung Rückläufe
  • Erstellung wöchentlicher Updates
  • Rücklaufkontrolle und Überwachung
  • Versand personalisierter Bestätigungsemails
  • Import der Datensätze und bei Bedarf Vergabe der individuellen Zugangscodes (GuestReg classic)
  • mehrstufiges Mailing (Save-the-Date-, Teaser-, Einladungs-, Bestätigungs- und Reminder Mailings)
  • Echtzeit Reporting mit Überblick
    
    
•  Die Abwicklung offline
  • Lettershop: Bestätigungen, Reminder, Namenschilder, Tagungsmappen etc.
  • Einrichtung multilinguale Hotline für Registrierung, Information und Sonderfragen
    auf Wunsch kostenfrei für Gast
  • Druck von Namenschildern mit Barcodes oder RFID
  • Layout, Druck, Couvertierung und Konfektionierung von
  • Layout, Produktion, Versand von Namensschildern, Eintrittskarten, Kofferanhängern, Lanyards, individuellen Teilnahmebestätigungen, Tagungs- und Reiseunterlagen etc.
  • Erstellung einer finalen Masterliste nach Anmeldeschluss
    mit allen relevanten Informationen und aktualisierten Gästedaten

• Vor-Ort Service Organisationsbüro & Counter für Gästesupport mit Teilnehmerregistrierung und Akkreditierung
• Aktualisierung der Gästedaten, Nachdruck von Namensschildern, Barcode- oder RFID Cards, etc.
• Zugangs- und Anwesenheitskontrolle & Tracking per Barcode oder RFID
• Im Event Design ausgestattete Help-Desks an allen Hubs (Flughafen, Bahnhof, Hotel, Location..)
• Trouble Desk (verlorene Unterlagen, Reiseumbuchungen,..)

• show/ noshow Listen
• online Feedback Bögen mit Auswertung unter gleicher URL und Logindaten
• Erstellung Fotogalerie
• RFID-Tracking, Auswertung der Besucherbewegungen (welcher Gast war bei welchem Anbieter)

• Server Betrieb und Hosting
• Sicherheit (Verschlüsselung Datenbank, SSL, Login,etc.)
• tägliche online-Backups
• Online Data Management
• Einrichtung und Bereitstellung webbasierter Softwarelösungen zur Teilnehmerverwaltung (Teilnehmerdatenbank)
• Erstellung individueller Webformulare zur An-/Abmeldung der Teilnehmer und Teilnehmergruppen, projektindividuelle Templateanpassungen
• Mobile Services: Einrichtung Short Message Service (SMS) oder Bluetooth Terminal mit Veranstaltungsinformationen
• Registrierung per RFID oder Barcodescanner
• Bereitstellung benötigter Hardware (PC´s, Netzwerk, Barcodescanner...)
• Einrichtung und Bereitstellung einer eigenen SQL-Datenbank
• URL-Einrichtung und Weiterleitung (CNAME, Link, Subdomain..)
  
  

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