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GuestReg - Studie Teilnehmermanagement

Online Teilnehmermanagement - Teilnehmerverwaltung - Teilnehmerhandling

Juli 2009

FH Bad Honnef






Eine empirische Studie
erhoben  von den Studenten des 5. Semesters des Fachbereichs Eventmanagement
an der Internationalen Fachhochschule Bad Honnef


Übungsleiter: Professor Ulrich Wünsch

MANAGEMENT REVIEW
Der im Eventmanagement anzusiedelnde Begriff Teilnehmermanagement wurde bis heute kaum erforscht und noch nicht klar definiert.  Aufgrund dessen haben Studenten des Fachbereichs Eventmanagement an der Internationalen Fachhochschule Bad Honnef · Bonn eine Studie zu diesem Thema erstellt, die zwei Hauptziele verfolgt: Zum einen die Untersuchung des Verständnisses des Begriffes Teilnehmermanagement seitens eventtreibender Betriebe sowie die Erarbeitung einer allgemeinen Definition; zum Anderen die Analyse der in der Praxis üblichen Arbeitsweisen und gängigen Hilfsmittel im Bereich Teilnehmermanagement innerhalb des Veranstaltungsprozesses mit Prognosen zur zukünftigen Entwicklung dieser Arbeitsweisen.  Folgende Definitionen für die Begriffe Teilnehmer und Teilnehmermanagement wurden erarbeitet: [..]
- „Teilnehmermanagement beschäftigt sich sowohl mit der Erhebung, Verarbeitung, Verwaltung und quantitativen Auswertung von veranstaltungsrelevanten Teilnehmerdaten als auch der Kommunikation mit den Teilnehmern.
Es schließt weiterhin die Planung, Koordination und Kontrolle von sämtlichen Ressourcen und Aktivitäten ein, die den Teilnehmer einer Veranstaltung direkt betreffen. Teilnehmermanagement umfasst jegliche teilnehmerbezogene Maßnahme - vor, während und nach der Veranstaltung.“  
Aus der quantitativen und qualitativen Befragung von Experten aus dem Eventbereich wurden folgende Ergebnisse gewonnen: [..]
- Teilnehmermanagement wird meist innerhalb des eigenen Unternehmens durchgeführt. 
- In Zukunft werden Funktionalitäten jedoch zunehmend ausgelagert werden. 
- Wenn teilnehmerbezogene Aufgaben ausgelagert werden, werden größtenteils spezialisierte Dienstleister angefragt. 

- Qualitätsanspruch und personelle Engpässe sind Hauptgründe für die Auslagerung teilnehmerbezogener Aufgaben.
- Online-basierte Teilnehmermanagement-Programme werden zukünftig immer mehr standardisiert und zunehmend genutzt, sodass eine genauere Zielgruppenbestimmung und ein höherer Grad an Personalisierung von Veranstaltungen möglich sein werden. [..]

TEILNEHMER
Bei Nachforschungen stößt man neben dem Begriff Teilnehmer schnell auf Bezeichnungen wie Gast, Zuschauer oder Zuhörer. Eine klare Abgrenzung dieser Begriffe ist aufgrund des Mangels von anerkannten Definitionen nicht möglich. [..] Die folgende Definition wurde – gestützt auf bisher erarbeitete Nachforschungen und Konversationen – mit dem Ziel erstellt, diese Beschreibung, bezogen auf Veranstaltungen, detaillierter darzustellen: 
„Als Teilnehmer werden alle während einer Veranstaltung anwesenden und in verschiedenen Funktionen agierende Personen bezeichnet.“  [..]

Wird Teilnehmermanagement in Ihrem Betrieb als eigenständiger Posten innerhalb Ihrer Veranstaltungsbudgets ausgewiesen?
Anhand dieser Frage ließen sich allgemeine Rückschlüsse auf das Bewusstsein bzw. Verständnis bezüglich des Begriffes Teilnehmermanagement ziehen. Hierbei gibt es große Unterschiede zwischen Agenturen und Unternehmen. 60,7% der Agenturen beantworteten diese Frage mit Ja. Bei Betrachtung der Firmengröße fällt jedoch auf, dass 47,1% der Agenturen mit 1 - 10 Mitarbeitern Ja ankreuzten, während im Vergleich dazu 82,4% der Agenturen mit 11 - 50 Mitarbeitern die gleiche Antwort gaben. Bei den Unternehmen ist es mit 77,6% ein relativ klares Nein. [..]
Denken Sie, Teilnehmermanagement ist ein eigenständiger Bereich des Eventmanagements? Die Mehrheit der Befragten versteht Teilnehmermanagement nicht nur als eigenständigen Bereich des Eventmanagements, sondern darüber hinaus als eine der tragenden Säulen. Teilnehmermanagement deckt nicht nur ein Teilgebiet ab, sondern beginnt bereits im Vorfeld und endet nach Auswertung der Veranstaltung. Somit wurde mehrfach festgestellt, dass sich Teilnehmermanagement über den gesamten Veranstaltungsplanungsprozess hinzieht. Allerdings wird häufig zu bedenken gegeben, dass Teilnehmermanagement nicht als gänzlich autonomer Bereich gesehen werden kann. Andere Teilgebiete, wie beispielsweise Technik, Catering sowie Logistik sind eng mit diesem Part des Teilnehmermanagement verwoben. Teilnehmermanagement wird wesentlich geprägt durch die Mitarbeiter, die mit den Teilnehmern in Kontakt stehen, durch innovative Ideen sowie die technologischen und finanziellen Möglichkeiten des Veranstalters. Aufgrund der Existenz von spezialisierten Anbietern auf diesem Gebiet stand die Eigenständigkeit dieses Bereiches für die Befragten außer Frage. [..]
Hauptgrund für das Auslagern teilnehmerbezogener Aufgaben ist vor allem die über externe Partner zu erzielende Qualitätssteigerung. Qualität im Bereich Teilnehmermanagement bezieht sich vor allem auf den reibungslosen Ablauf der Veranstaltung, die damit einhergehende Zufriedenheit der Teilnehmer sowie auf die Tatsache, dass gutes Teilnehmermanagement nicht bemerkt wird. Dieser Qualitätsanspruch wächst mit der zunehmenden Erwartungshaltung der Teilnehmer. Als weiterer Grund für die Auslagerung werden personelle Engpässe innerhalb der eigenen Firma genannt.

Verfasser:
Paulina Braun
Philipp Dieme
Lisa Hörstmann
Mariola Kaminski
Hanna Roth
Philipp Schramm
Isabel Weismantel
Ulrich Wünsch
Internationale Fachhochschule Bad Honnef

QUELLENANGABEN
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